L'OOT vise à ce que ses données et ses informations soient largement accessibles, à tous les membres de sont organisations, ainsi qu'aux autres personnes ou organismes afin de permettre le développement collectif de l'ornithologie, de faciliter le suivi des populations d'oiseaux, de protéger les espèces en péril ou convoitées et de favoriser la recherche scientifique, et ce, tout en visant à assurer son propre développement à long terme ainsi que la protection des intérêts des individus ou organismes qui ont contribué à générer ces données.

L'OOT désir encourager les membres de son organisation (actuels ou anciens) et autres personnes en dehors des son organisation à publier les résultats ou découvertes basés en totalité ou en partie sur les données de l'OOT dans des revues scientifiques ou tout autre média approprié.

À moins d'indications contraires, les données mises à la disposition des chercheurs/auteurs le sont dans la mesure où ils s'engagent, de bonne fois, à ce que ces données soient utilisées uniquement aux fins identifiées dans l'Accord d'utilisation et de publication des données (p. ex. : la publication identifiée, une thèse, une communication orale ou affichée), si le chercheur/auteur veut utiliser les mêmes données à d'autres fins que celles spécifiées initialement, il doit établir avec la direction de l'OOT un nouvel Accord d'utilisation et de publication des données ou s'entendre sur des modifications de l'accord déjà conclu. Aucune des données fournies par l'OOT ne peut être distribuée à d'autres personnes que celles clairement identifiées comme les auteurs de la demande.

Avant que les données soient mises à la disposition des chercheurs/auteurs, l'OOT doit recevoir un exemplaire du Formulaire d'accès aux données & Accord d'utilisation et de publication des données dûment complété (section 1 seulement) comportant une proposition écrite (1-2 pages maximum) précisant la nature et le sujet de la recherche ainsi que le type de données requises. Si la demande est jugée acceptable, la section 2 de cette demande, qui mentionne les coûts et les conditions s'il y a lieu, sera complétée et sera retourné au demandeur pour l'acceptation des conditions et la signature. Les données demandées seront remises au demandeur une fois que le formulaire signé sera reçu et que les coûts (si applicable) de la demande seront acquittés.

Approbation des partenaires de l'OOT - avant que les données de l'OOT soient remises à un chercheur/auteur, il est de la responsabilité de la direction de l'OOT de s'assurer que l'Accord d'utilisation et de publication des données en cours d'examen, n'entre pas en conflit avec tout autre accord, entente ou contrat en vigueur liant l'OOT à ses partenaires.

L'OOT reconnaît que ses activités sont financées par des fonds publics et qu'il doit faire de son mieux pour rendre les données accessibles à un moindre coût. Toutefois, l'OOT ne peut assumer l'ensemble des coûts liés à l'Accord d'utilisation et de publication des données (compilation, extraction, etc.). En conséquence, l'OOT chargera des coûts pour l'obtention de ses données, selon les tarifs en vigueur, déterminés par la direction. Ces tarifs pouvant être inférieurs ou nuls si les demandeurs œuvrent au sein d'un organisme sans but lucratif ou encore s'il s'agit de partenaires de l'OOT. Toutes les décisions concernant les coûts associés à la demande seront prises par la direction. Les coûts, s'il y en a, seront clairement identifiés dans l'Accord d'utilisation et de publication des données.

Nouveaux tarifs pour l'obtention des données standardisées de suivis d'oiseaux de proie au Québec

Si une demande pour des données inclut un proposé de recherche ou de rédaction qui prévoit une contribution significative de membres de l'OOT, alors les détails sur le rôle des membres, doivent être spécifiés clairement dans l'Accord d'utilisation et de publication des données. De plus, les chercheurs/auteurs, de pair avec la direction de l'OOT, doivent alors établir clairement dans l'Accord d'utilisation et de publication des données, la liste et l'ordre des auteurs de la production visée par la demande. L'objectif de cette exigence étant de clarifier les intentions de chacun afin d'éviter les malentendus à propos de la liste et l'ordre des auteurs et afin de respecter les autres Accords de diffusion et de publication des données en vigueurs ou toute autre entente liant l'OOT avec l'un de ses partenaires. Cette préoccupation vise à ce que toutes les personnes impliquées dans le projet proposé et dans la préparation du manuscrit soient traitées de façons équitables. Les chercheurs/auteurs acceptent de soumettre la liste des auteurs de la production avant la soumission officielle ou la publication pour approbation par la direction de l'OOT. La liste et l'ordre des auteurs pourront être modifiés par rapport à l'entente originale avec le consentement des deux partis afin de tenir compte de changements survenus lors du déroulement du projet.

Dans le cas d'une production interne à l'OOT, les chercheurs/auteurs s'engagent à signaler dans toutes les productions faisant usage, en totalité ou en partie, de données ou d'informations provenant de l'OOT, l'ensemble des partenaires de l'OOT. La liste des partenaires sera établie en fonction des années associées aux données. Elle sera fournie par la direction de l'OOT et spécifiée dans l'Accord d'utilisation et de publication des données. Dans le cas d'une production externe à l'OOT, les chercheurs/auteurs s'engagent à signaler dans toutes les publications ou autres communications faisant usage, en totalité ou en partie de données ou d'informations provenant de l'OOT, la provenance de ces données ou de ces informations en indiquant la source de la manière suivante : "Observatoire d'oiseaux de Tadoussac (OOT), corporation Explos-Nature".

La révision des articles par l'OOT avant la soumission à une revue scientifique ou la publication d'un rapport est requise par courtoisie, surtout lorsque les travaux, la politique ou les pratiques de l'OOT ou d'un de ses partenaires sont le sujet de la discussion ou des conclusions. La révision est exigée lorsqu'un des membres de l'OOT est co-auteur de la publication. Les chercheurs/auteurs doivent comprendre que la publication de résultats liés aux travaux de l'OOT ou liés aux pratiques et aux politiques de ses partenaires est un sujet délicat, particulièrement dans les cas où un membre de l'OOT est un coauteur. Toutefois, la direction de l'OOT et la corporation Explos-Nature se dégagent de toute responsabilité à l'égard des résultats, discussions, conclusions ou recommandations qui pourraient résulter de l'utilisation, du traitement ou de l'analyse faisant usage en totalité ou en partie de données ou d'informations fournies par l'OOT à des personnes ou organismes externes à l'OOT.

Les coûts de publication et de tirés-à-part sont la responsabilité des chercheurs/auteurs à moins qu'il y ait eu entente préalable. L'OOT veut minimiser et, si possible, éviter les coûts reliés à la publication. Cependant, l'OOT reconnaît que certains manuscrits peuvent être soumis à des revues scientifiques ayant des coûts par page publiée. Dans ce cas, la contribution de l'OOT aux coûts de publication sera à la discrétion du directeur de l'OOT. Les coûts pourraient être payés en totalité par l'OOT dans le cas de manuscrits produits en grande partie par des employés de l'OOT ou d'un travail effectué par l'OOT. Dans ces cas, les auteurs acceptent de reconnaître la contribution financière de l'OOT dans les remerciements. Les chercheurs/auteurs s'engagent à remettre un exemplaire papier ou numérique de leur production devant être déposé dans les archives de l'OOT.

L'OOT retient les droits d'auteurs pour toutes les données remises aux chercheurs/auteurs, à moins que ces droits aient été transférés à un des partenaires de l'OOT.

Les membres et anciens membres sont encouragés à publier les travaux qu'ils ont accomplis lorsqu'ils étaient à l'OOT, mais doivent se conformer, comme tout autre, à la procédure énoncée plus haut (établissement d'un Accord d'utilisation et de publication des données). La contribution d'un ancien employé dans les publications résultant de son emploi sera normalement négociée avec le directeur de l'OOT.

Dans les cas d'un conflit (lié à la liste ou à l'ordre des auteurs, par exemple), chacune des personnes impliquées doit justifier son opinion par écrit (maximum de 1-2 pages) au directeur de l'OOT. Le directeur choisira alors deux personnes habilitées et indépendantes qui agiront comme arbitres. Le directeur assume le rôle de présider le comité d'arbitrage. Toutefois, si le directeur est parti prenant au conflit, il verra à se faire remplacer par une troisième personne, habilitée et indépendante. Dans le cas de la liste et l'ordre des auteurs, le comité d'arbitrage appuiera sa décision sur la contribution de chacune des personnes, évaluée à partir de cinq aspects de la recherche : la conception, l'élaboration du plan d'échantillonnage, la cueillette des données, l'analyse des données, la préparation du manuscrit. La personne qui aura obtenu le financement ne sera pas nécessairement un auteur, à moins qu'elle n'ait participé activement à la recherche. Le président du comité d'arbitrage fera preuve de neutralité au sein du comité, mais devra trancher s'il n'y pas unanimité des arbitres. Les personnes en conflit acceptent que la décision du comité d'arbitrage soit définitive.

Tout chercheur/auteur qui ne respecte pas la politique ci-dessus ou les termes de l'Accord d'utilisation et de publication des données peut être exclus de l'utilisation future des données de l'OOT.